毎年年末になると、年越しやクリスマスなどと共にイベントとして催される忘年会。
幹事になると会場の予約やプランニングなど、やるべきことが多く不安になる方も多いでしょう。そこで今回は、忘年会の幹事になった時の手順や、失敗しないためのポイントを徹底解説します！
そもそも忘年会の目的と幹事の役割とは？
忘年会を開催する目的は、社内、社外、地区開催など、参加する人によって異なります。
それぞれの目的について見ていきましょう。
忘年会はその年の苦労をねぎらうために行われる
基本的に、忘年会はその年1年の苦労をねぎらう目的で行われます。
その文字通り、今年１年の嫌なことや苦しかったことを忘れて、新しい気持ちで一年を迎えることを目的とした食事会や飲み会のことを意味しています。
最近では、忘年会を口実に仲間が集まり、単なる飲み会となっている場合も多いと思いますが、本来の意味としては、その年の苦労を忘れるというものであるということを是非覚えておきましょう。
社内で開催する忘年会
社内で忘年会を開催する目的は、一年の締め括りに社員たちの努力を称えるためです。
部署ごとで行われる忘年会など、会社が料金をサポートする場合は、明確に「社員のための忘年会」と言えます。
社員への感謝や一年間の成果を祝う意味も込められています。
そのため、忘年会では上司から部下に対し、感謝の言葉を伝えることが多いです。
さらに、社員に楽しんでもらうため、ビンゴゲームなどのイベントが企画されることもよくあります。
景品が用意されますが、社員の頑張りを労うためのものです。
このように、社内での忘年会は社員が一年の疲れを忘れて楽しむことを目的としています。
社外を交えた忘年会
11月末に差し掛かると、多くの会社が取引先との忘年会の準備を始めます。
取引先からの忘年会の招待を受けたり、他社に声をかけたりする経験がある方もいるでしょう。
取引先との忘年会は、ただ楽しむためだけのものではありません。
「今後も一緒に良い関係を築きたい」という気持ちが込められています。
そのため、社外との忘年会は「来年もよろしくお願いします」といった目的で開催されます。
そして、取引先との忘年会でもゲームや景品などの企画は欠かせません。
関係が浅い相手だとしても、楽しい時間を共有することで親しみを深めるためです。
地域での忘年会
地区やプライベートでの忘年会は、会社や取引先とは異なる、より親しみやすい雰囲気での交流の場となります。
主な目的は、近隣住民や友人・知人との絆を深めること、そして一年の終わりを共に楽しむことです。
地区での忘年会は、同じ地域に住む人々が顔を合わせる大切な機会となります。
近所同士の情報交換や、地域の出来事を振り返る場としても機能します。
また、忘年会を通じて地域の団結力を高める、新たな地域活動の提案や意見交換することも可能です。
プライベートでの忘年会
一方、プライベートでの忘年会は、友人や知人との親密な時間を持つためのものです。
忙しい日常から一息つき、共に過ごした一年を振り返りながら、楽しい時間を過ごすことができます。
また、こうしたプライベートな場では、普段話せないような深い話や、新たな計画を立てることもできるでしょう。
忘年会の幹事は期待されている証
また、幹事に選ばれるということは、その人が仕事ができると評価されている、またはこれからの活躍を期待されているからです。
一部の人は「飲み会の準備だけ」と軽く考えてしまうかもしれません。
しかし、実際は幹事としての業務はとても重要です。
そのため、幹事の仕事をただの付加的なものと考えず、本来の業務と同じように真剣に取り組むことが大切です。
そうすることで自分の実力をアピールでき、社内での評価も上がることでしょう。
幹事の仕事は大変に感じるかもしれませんが、自分の能力を見せるチャンスでもあります。
前向きに取り組み、自分自身を成長させるきっかけとして捉えると良いでしょう。
忘年会での幹事を成功させるための4つポイント
幹事に任命されたからには、忘年会を成功させたいはずです。
忘年会を成功させるためには、以下のポイントを押さえましょう。
- 明るく元気に話す
- 当日の流れを把握しておく
- 起こりうるトラブルを想定しておく
- 協力者を募っておく
それぞれ解説していきます。
ポイント①明るく元気に振る舞う
忘年会は一年の締めくくりの場として、参加者全員が和気あいあい過ごすのが理想です。
そのため、幹事は挨拶や参加者とのコミュニケーションで、明るく元気に話すことを意識しましょう。
積極的に話題を提供し、場の雰囲気を盛り上げることで、全体のムードが明るくなります。
特に初対面の人や普段あまり話さない人が参加する場合、前向きな態度でコミュニケーションを取りましょう。
また、一人で孤立している人がいないかなど、全体への配慮が必要です。
ポイント②当日の流れを把握しておく
当日の進行がスムーズに行われるよう、事前に流れをしっかりと把握しておくことが必須です。
具体的なスケジュールやタイムテーブル、乾杯の挨拶から最後の締めの言葉まで、どのように進めるかを明確にすることで、参加者にも安心感を与えることができます。
また、段取りを確認しておくことで、突発的なトラブルや予期せぬ遅延などを最小限に抑えることができます。
関連記事：忘年会の司会進行でするべき仕事は？準備と押さえておきたいポイント
ポイント③起こりうるトラブルを想定しておく
どんなに完璧な計画を立てても、忘年会中に予期せぬトラブルが発生する可能性があります。
飲み物のこぼれ、騒音、飲み過ぎでの体調不良など、起こりうるトラブルを想定し対策を練っておくことで、万が一の状況でも冷静に対応できるでしょう。
ポイント④協力者を募っておく
忘年会の準備や当日の運営は、一人で行うのは非常に大変です。
事前に協力してくれる人を募り、役割分担を行うことで、スムーズな運営が期待できます。
また、複数の人が情報を共有しておくことで、意見交換やアイデアの共有が容易になり、よりクオリティの高い忘年会を実現することができるでしょう。
可能であれば、写真撮影や余興、スピーチなどの役割分担もしておきましょう。
【初心者幹事必見】忘年会の事前準備の手順とポイントを徹底解説！
忘年会の幹事は「新人の仕事」として先輩から任されることも少なくありません。
ただ、幹事となるとスケジュールの設定や予算など、やるべきことが色々ありますから、勝手が分からないと不安になる方が大多数でしょう。
慌てずに手順を追って決めるべき点を決めていけば、準備を進めていくことができます。まずは事前準備の手順と、それぞれのポイントを解説します。
①日程調整＆決定：キーマンのスケジュール確認から始めよう
まず、忘年会を開催する日程の調整及び決定、キーマンのスケジュール確認から始まります。
参加する対象者に予定を確保してもらうのは、何よりも優先して行うべきことです。せっかく場所や予算が決まっていても、参加できないような日程では意味がありません。
できるだけ多くの人が参加できるよう、大体1ヶ月半ほど前には候補となる日程をいくつか出しておけると良いでしょう。
特に「キーパーソン」となる人物の予定確認は絶対に外せません。
社内の忘年会でキーパーソンになる人物例
- 社長、副社長
- 役員
- 部長
- 直属の上司等
会社の忘年会を例に出すと、まず、社長や役員などの絶対に出席させなければならない相手に絞り込みます。
その後、そこから1人でも多く参加できるような日程に絞っていきます。
LINEスケジュールを使って日程調整をしよう
LINEスケジュールを使って日程調整してみましょう。
忘年会の招待状はLINEを使って送ると効率的です。チームを作成すれば、同僚に一気に招待状を送ることができます。
ここでは、LINEのグループの作り方について解説します。
- LINEトップ画面の、左下の【トーク】をタップして、右上の「吹き出し」をクリック
- 【グループ】をタップ
- グループに招待したい友達を選択して、右上の「次」をタップ
- 名前が表示される所をタップして、グループ名を編集
- グループ名を入力したら、「作成」をクリック
それぞれ見ていきましょう。
1.LINEトップ画面の、左下の【トーク】をタップして、右上の「吹き出し」をクリック
2.【グループ】をタップ
3.グループに招待したい友達を選択して、右上の「次」をタップ
4.名前が表示される所をタップして、グループ名を編集
5.グループ名を入力したら、「作成」をクリック
以上でLINEグループを作成できます。
忘年会の招待状を送る場合は、LINEを使って送ってみましょう。
LINEスケジュールを使って日程調整をしよう
LINEでグループを作ったら、そのまま日程調整をしましょう。ここからは、LINEを使った日程調整方法を紹介します。
- トークルームで「＋」から日程調整をクリックする
- 「イベント名」と「イベント内容」を入力後に、日程選択で希望日を複数選択する
- トークに日程が送られます
それぞれ見ていきましょう。
1. トークルームで「＋」から日程調整をクリックする
2. 「イベント名」と「イベント内容」を入力後に、日程選択で希望日を複数選択する
3. トークに日程が送られます
LINEスケジュールを使って日程調整してみましょう。
②予算設定：一人4,000円程度が大体相場
ある程度日程が決定できたら、予算の設定を行います。
一般的に忘年会で個人が負担する予算としては、1人4,000円程度が相場であると言われています。
プラスマイナス1,000円前後で考えておければ、常識的な予算の範囲内に収まるでしょう。
予算の設定に迷った場合には、前回開催された忘年会の料金を参考にするのがおすすめです。
経理の担当者などに確認をしつつ、忘年会の料金負担が会社からどれくらい出るのかも併せてチェックしておけると良いでしょう。
③会場確保：お店選びは参加者のニーズを汲み取り、必要があれば下見を行う
忘年会の会場選びは、当然ではありますが非常に重要です。
イベントの内容、参加者のニーズなど、色々と参考にするべき点はありますが、主に考えるべきポイントを以下にまとめました。
- 年代
- 男女比
- 参加者の好みのお酒
- アレルギーの有無
- 参加費
料金はもちろん、参加する年代が同年代が多いのか、上司世代が多めなのかによっても適した内容が異なります。
忘年会といえばお酒ですから、ワインや日本酒、ビールなど参加者の好みのお酒が提供される会場かどうかも欠かせません。
不安が残る場合、候補となる会場の下見に行くのも良いでしょう。
最寄駅からのアクセス方法やトイレの場所、靴の着脱の有無など細かい部分までチェックしたいところです。
予約は電話がおすすめ
会場の予約をする際、WEB予約ではなく電話予約の方がおすすめです。
というのも、電話であれば店舗側に忘年会に関する各種の情報を口頭で伝えられるからです。
- 予約希望日時
- 予約人数
- 自分のフルネーム
- 電話番号
- 終了時刻目安
WEB予約でも伝えられる内容ではありますが、これらに加えて追加の情報もそのまま伝えられるのがメリットです。
忘年会での利用なら、それを伝えておくことで席の配置を配慮してもらえるなどがあります。
飲食店のみならず、会場を借りるケースも
忘年会でよくある飲食店での食事会形式での予約だけではなく、会場を借りて開催するという方法もあります。
忘年会や新年会用の会場を貸し出しているレンタルスペースは多くあり、人数や開催内容に併せて場所を選ぶことができます。
食事に関しては店舗で購入できたり、そのまま調理スペースで調理をして提供する、というスタイルもあります。
周囲を気にせずに過ごせますし、ゴミの回収や各種設備が用意されているなど、充実した場所であれば参加者も満足してもらいやすいでしょう。
④プランニング：当日までに具体的なプランを考えておく
会場などが決定したら、プランニングを行います。
忘年会では、まず一番最初に挨拶やスピーチを行うのが定番です。基本的に幹事や司会者が行いますので、スタートの挨拶を必ず考えておきましょう。
その後、代表者や責任者が挨拶をするという順番が一般的になるため、対象となる人にも早めに依頼をしておきましょう。
余興を行うのも恒例となっていますので、どんな内容で実施するのかも考えておきます。
社内でそういった方面が得意な方が居れば、協力を要請しても良いでしょう。
参加費に関しても、事前の徴収か当日のどちらにするかを決めておく必要があります。
当日ならその場で全員から徴収でき、事前徴収なら当日の負担を減らせます。
当日の進行をスムーズに進められるよう、できるだけ細かい部分までプランニングしておけると安心です。
スピーチや余興など必要に応じて計画を。協力者へは事前の依頼が必要
忘年会の挨拶やスピーチは、会の流れを決める大切な要素となります。
開会の挨拶は、主に司会者や幹事が行います。
次に、最初の挨拶は、会社で一番役職の高い人が担当するのが一般的です。
乾杯の音頭や締めの挨拶、閉会の挨拶なども決めていきましょう。
挨拶をお願いする上司が確実に参加できるか確認し、事前にメールや直接話して依頼をするようにしてください。
忘年会は1年の終わりを祝う特別なイベントです。
そのため、盛り上げる要素として「余興」は欠かせません。
余興の時間は、パーティー時間は大体2時間が多いので、景品のプレゼンを含めて30分〜45分を予定すると良いでしょう。
ムードメーカーとして知られる社員やスタッフがいれば、彼らの協力を得ることでさらに楽しい時間を演出することができます。
幹事としては、色々なアイデアを出し合い、楽しめる余興を計画しましょう。
礼儀をわきまえた席次・席順の決め方
忘年会当日、間違えてはいけないのが席の順番です。
参加者の着席をスムーズに進めるためには、事前に配置を決めておくことが大切です。
キーパーソンは当然上座ですが、幹事の席については下座の出入り口付近がおすすめです。
開始時の挨拶から最後の締めまで、立ち座りが多くなりますから、飲食物の提供などがしやすい出入り口付近にしておくと、対応も効率的に行えます。
⑤案内・リマインドメール：事前周知は漏れないように行う
忘年会のおおよその内容が決定したら、事前通知を行います。
この際、リマインドメールを参加者に向けて送っておけば、当日忘れてしまう事なども避けられます。
リマインドメールの内容例
- 日時
- 場所（住所、電話番号、地図等）
- 会費と集金方法
- 出欠確認の締め切り
- キャンセル規定
内容については、できるだけ簡潔に書いておくと分かりやすいです。
こうした気配りも幹事としての務めの1つで、同時に上司からの評価アップにつながるかもしれません。
忘年会の案内・リマインドメールはLINEが超効率的
忘年会の招待状はLINEを使って送ると効率的です。チームを作成すれば、同僚に一気に招待状を送ることができます。
ここでは、LINEのグループの作り方について解説します。
LINEトップ画面の、左下の【トーク】をタップして、右上の「吹き出し」をクリック
【グループ】をタップ
グループに招待したい友達を選択して、右上の「次」をタップ
名前が表示される所をタップして、グループ名を編集
グループ名を入力したら、「作成」をクリック
以上でLINEグループを作成できます。
忘年会の招待状を送る場合は、LINEを使って送ってみましょう。
⑥余興：参加者を楽しませる余興の事前準備は必須
忘年会では、余興や出し物も欠かすことはできません。
1年を締めくくる特別なイベントですから、恒例といっても良いでしょう。
会全体の時間は2時間ほどが多いため、約30分から45分程度実施する内容を考えておきましょう。
忘年会で定番の余興・出し物
- ジェスチャーゲーム
- イントロクイズ
- IPPON「写真で一言」
- ビンゴ大会
参加者全員で盛り上がれることが大切ですから、皆で楽しめる内容を考えておけると無難でしょう。
ゲームを開催する場合、景品の用意も忘れないでください。
場合によっては、景品の何割かを豪華な内容にしておくと、余興がより盛り上がります。
忘年会での幹事の役割とは？
続いて、忘年会当日に幹事が担う役割について解説していきます。
- 受付をする
- 開会の挨拶を行う
- 司会進行をする
- 周りに気を配る
- 余興を盛り上げる
- 当日の支払いをする
- 閉会の挨拶をする
- 帰りや二次会の案内をする
- 忘れ物がないか確認する
それぞれ詳しく見ていきましょう。
1)受付をする
忘年会の当日、幹事の最初の業務が受付です。
会場には予定よりも30分程度早めに到着し、事前に作成していたリストを見ながら、出席者の人数や席の配置を確認します。
参加者が来たらスムーズに席に誘導していきます。
また、受付の際には参加費の徴収も行います。
幹事または受付担当者は参加者の名前と顔、支払いの確認をしっかりと行いましょう。
2)開会の挨拶を行う
予定の時間になったら、挨拶する人がいるかを確認します。
その後、会場の雰囲気を落ち着かせ、開会宣言を行います。
開会宣言は長くならないよう心がけ、参加してくれた皆さんへの感謝の言葉を伝えましょう。
3)司会進行をする
司会を務める場合も少なくありません。
その際の役割は、進行表に従って会を運ぶことです。
しかし、ただタイムスケジュールを守るだけでなく、雰囲気を盛り上げるためのアドリブや参加者とのコミュニケーションも不可欠です。
4)周りに気を配る
気配りも大切な役割の一つです。参加者が心地よく過ごせるように、飲み物や料理が足りているか、参加者間のコミュニケーションの様子などを常に観察し、問題や不都合が生じたらすぐに対応します。
一人で解決するのが難しいのであれば、先輩や上司、お店のスタッフと連携しながら解決していきましょう。
このような細やかな気配りが、忘年会を成功へと導きます。
5)余興を盛り上げる
余興の時間が近づいたら、幹事は元気な声で参加者を呼び込み、場を温めます。
また、余興がスムーズに進むよう手助けをすることも忘れないようにしましょう。
余興の最中は、幹事が中心となって盛り上げてください。
6)当日の支払いをする
忘年会の終盤、幹事は支払いをきちんと行う役目があります。
ラストオーダー後、早めに会場に料金を支払い、領収書をもらいましょう。
会場によっては、クレジットカードが利用できないとか、料金が大きい時は手数料の負担を嫌い、クレジットカードでの支払いができない会場もあるかもしれませんので、事前に支払い条件をご確認下さい。
企業の宴会だと料金を当日に支払わないケースもあるため、その場合は請求書を貰うor送ってもらい後日振り込むようにしましょう。予約側の企業のグレードによって、請求書の取り扱いNGで、当日か事前の支払いの対応をする会場もございますので、こちらも事前にご確認下さい。
7)閉会の挨拶をする
忘年会が終わりに近づくと、締めの挨拶に入ります。
会が終わる約15分前に、出席者の中で一番立場が上の方に締めの言葉を頼みましょう。
事前に時間や段取りを決めておくとスムーズです。
8)帰りや二次会の案内をする
忘年会の流れや参加者の雰囲気を見て、二次会への参加を募ります。
受付時や余興が終わった後などのタイミングで声をかけると良いでしょう。
参加者が確定したら、締めの挨拶前に二次会の会場へ予約の連絡を入れましょう。
そうすることで、スムーズに次の会場へと移動し、楽しい時間を延長することができます。
9)忘れ物がないか確認する
忘年会が終わった後は、幹事の最後の仕事として忘れ物の確認があります。
参加者が会場を後にした後、テーブルの上や下、椅子の間など、丁寧にチェックしましょう。
携帯電話やハンカチ、マフラーといった忘れ物がないかを確認します。
特に冬の季節は防寒具の忘れ物が増えるため、注意深く見るようにしましょう。
当日過ぎてもやること多い！忘年会の翌日以降に幹事が行う作業
忘年会の翌日以降も、いくつか仕事があります。
- 関係者にお礼の連絡を入れる
- 会費の残額を清算する
- 会計報告を済ませる
ここまで終わらせて、幹事としての役目が果たされます。
関係者にお礼の連絡を入れる
忘年会が終了した翌日から3日以内に、関係者へお礼のメールを送りましょう。
まず、挨拶をしてくれた上司へ感謝の気持ちを伝えます。
また、寸志やご厚志を贈ってくれた上司、ご芳志を提供してくれた取引先へもお礼の連絡
を入れることがマナーとなっています。
会費の残額を清算する
会費の残額の精算は、忘年会後の重要なタスクとなります。
追加の徴収や余剰金の返金、未払いの釣り銭など、清算作業を進める際には参加者リストを活用して正確な情報の共有が必要です。
そのため、Excelなどのツールで管理することが推奨されます。
ミスや管理漏れが生じると信頼を失ってしまう可能性もあるため、十分注意を払いながら精算作業を進めることが大切です。
会計報告を済ませる
参加者に会計報告するのも、幹事の役割です。
全ての領収書を集め、使ったお金と集めた会費の計算をします。
どれだけのお金をどう使ったのか、明朗会計を意識しましょう。
正確に報告することで、参加者からの信頼を得ることができます。
幹事を悩ませる！？忘年会で起こりがちな3つのトラブルと対処法
忘年会における幹事の役割がわかったところで、起こりがちなトラブルについて紹介していきます。
- ドタキャンが発生した
- 会場を予約できていなかった
- 雰囲気が盛り上がらない
この3つは、幹事を務める上で予測しておきましょう。
ドタキャンが発生した
「ドタキャン」は幹事にとって大きな悩みです。
特に当日キャンセルされるとキャンセル料がかかることも考えられます。
そのため、過去の参加記録を確認するなどして、ドタキャンの確率がどの程度あるのか、把握できれば当日対処しやすいです。
ただ、予期せぬ体調不良なども考えられるので、そのときは寛容な心で受け止めましょう。
会場側へは、いつまでにキャンセルが可能かは必ず確認下さい。
会自体のキャンセルは、いつまでか？人数の増減は、いつまでか？人数の増減による支払い条件はどうなるか？も確認して下さい。
会場を予約できていなかった
最も避けたいトラブルの一つが、会場の予約ミスです。
これは許されないミスで、参加者全員を困らせます。
そのような事態を防ぐための予防策として、会場の予約状況を一週間前に再確認しましょう。
さらに、万が一のトラブル時に対応するために、予約や確認を行う際の担当者の名前を忘れずにメモしておくと良いでしょう。
雰囲気が盛り上がらない
盛り上がりに欠ける場面は、特に親しい関係でない場合や共通の話題が少ない会社の飲み会などでよく見られます。
そんな時は、盛り上げ役に適した人を企画側に入れて、余興や表彰の計画を立てることがポイントです。
アイデアが無い場合は、参加者を巻き込んだクイズ大会などを行うと、自然と一体感が生まれて盛り上がることでしょう。
忘年会の幹事はやることが多い
今回は、忘年会における幹事の役割について解説してきました。
幹事は企画から会計報告までやることが多いですが、全て終わった後に大きな達成感を味わえるでしょう。
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サイト監修者 ⼩⽥ 克⽂ 株式会社Plus One代表取締役・MICE&パーティーアドバイザー 《略歴》 ⼭⼝県生まれ。 福岡の中村学園⼤学を卒業後に保育士や一部上場会社のグループ会社営業を経験して、ブライダル最⼤⼿の株式会社 Plan・Do・Seeに8年勤務。 福岡のリゾートホテルに4年、東京本社に2年、京都の会場に2年、法人営業の勤務をしてホテル・旅行業界・MICEのノウハウを吸収。 ⼀般宴会（同窓会・忘年会・新年会・ 送別会・歓迎会・1.5次会・結婚式二次会）MICE 案件（会議・学会パーティー・展示会・周年パーティー・インセンティブパーティー）などのセールスや現場に携わり、同社で7年トップセールスとなる。 2015年8⽉に株式会社Plus Oneを設⽴し、宴会・MICEのコンサル・セミナーをしながら、日本中のおしゃれな会場を日本中・世界中の人に紹介するため2019年9⽉に検索サイト「Speedy」をローンチ。Speedyが様々な宴会ワードで1位に表示されるノウハウを元にSEO対策ビジネスも展開中。宴会やSEOに関するBlog記事も多数作成。 著者SNS：Instagram Facebook YouTube
詳しいプロフィールはこちら＞
2021年4⽉ 東京都パーティーアドバイザー就任
2022年4⽉ 観光庁パーティーアドバイザー就任
2023年観光庁が管轄する観光促進の専門家に登録されました。
出典：観光庁ホームページ
※2024年8月30日プロフィール更新
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