「同窓会を開催するタイミングは？」「理想の頻度はどれくらい？」「開催するときの注意点は？」
コロナが明けていることから開催をする方も増えてきています。ただし、開催するタイミングや頻度について悩む方もいるのではないでしょうか。
同窓会の開催時期・時間としては以下が無難です。
- 年間を通してどの時期でも開催できますが、1番多い時期は8月です。お盆などで帰省の時に合わせて開催するケースが多い様です。1月の正月の帰省の時も多い様です。曜日は土曜日で時間帯は夜が多い様です。
- 成人式など特定のイベントを中心に同窓会を考える際は、イベントの終了後、夕方から夜に開催しています。せて開催するケースが多い様です。
今回は、最適な同窓会の開催時期や時間帯の根拠・注意点などについて解説していきます。
同窓会を企画する方は、ぜひ最後までご覧ください。
【同窓会の幹事の準備】幹事経験者1,009人へ費用・参加人数・開催時期なども徹底リサーチした記事も参考にして下さい。
同窓会をいつ開催するべき？
まずは、同窓会の開催について解説していきます。
ここでは、以下2つの悩みを解決していきます。
- 開催に適した時期
- 開催に適した時間帯
意外と知られていない、ベストなタイミングを見ていきましょう。
同窓会の開催に適した時期
同窓会の開催時期を決めるとき、この時期がベストと一概には言えません。
年間を通してどの時期でも開催できますが、9月や10月など秋ごろが無難です。
理由としては、3,4月は会社の忙しい時期、子供の入学や進学と被るためです。
さらに6月は梅雨の時期で、雪が多い地域では12月から2月は雪で移動が大変になります。
また、ゴールデンウィークやお盆、正月など長期休暇が良いと思われがちですが、実際は家族との計画や混雑を避けたいために帰省しない人も多いのです。しかしリサーチ上では8月や1月が多いのが実際です。地元を離れて遠くに住んでいる人が多い場合、この時期に同窓会が開催されると参加しやすいかもしれません。
結局、同窓会を成功させるためには、参加しやすさや料金など、何を一番大切にするかによって最適な時期は変わります。
昔は、大安や友引の日に開催時期が決まったりもしてましたが、最近は全く決まりはありません。
計画を立てる時は、これらの点をしっかりと考慮すると良いでしょう。
同窓会の開催に適した時間帯
開催時期と同様に、時間帯も考慮しなければいけません。
多くの人が参加しやすい時間帯や曜日に設定することが重要となります。
成人式や学園祭など、特定のイベントを中心に同窓会を考える際は、イベントの終了後、夕方から夜にかけて開催することが多いです。イベントの余韻を楽しみながら、スムーズに同窓会に入れるためです。
大人になってから久々に集まる場合も、仕事や家事を考慮して夜に開催するのをおすすめします。
曜日に関しては、週末の土曜日や日曜日が開催しやすい曜日といえます。
土曜日は翌日が休日であるため、夜遅くまでゆっくりと過ごせるでしょう。
ただし、遠方からの参加者がいる場合、三連休の中日に開催すると、前日や翌日の移動に便利です。
一方で、日曜日の昼時に開催することも一つの選択肢として挙げられます。
遠方からの帰省者も気軽に参加しやすく、夕方までの短い時間で集まるため、家族との時間を確保しやすいといった利点があります。
結論として、開催に適した時間帯や曜日は、参加者の生活リズムや地域性を考慮しつつ、最も多くの人が楽しめる環境を整えることが大切です。
土曜日曜祝日に予約が取れやすいパーティー会場をお探しの方は以下を参考にしてください。
同窓会は、どれくらいの頻度で開催するべき？
同窓会を開催するタイミングに正解はありません。
多くの場合、20歳や30歳、卒業から10年後や20年後といった特別な節目の年に合わせて行われることが一般的です。
最初の同窓会がきっかけとなり、以降毎年や数年おきに開催するケースも多いです。ただし、同窓会の開催頻度は主催する側の状況に大きく左右されます。
主催者は参加者への通知、参加者リスト作成、会場の手配、料金管理など、思っている以上に大変なのです。
そのため、主催者がストレスなく楽しめる範囲での開催頻度が望ましいでしょう。
同窓会の準備はいつ頃から始めればよい？
同窓会の内容や規模に応じて準備の開始時期も変わってきます。
大規模な企画する場合、他の同窓会との重複を避けたり、多くの準備をこなす必要があるため、少なくとも半年〜1年前からの準備が望ましいです。
一方、10人規模の小規模な集まりならば、2〜3ヶ月前の準備でも問題ないでしょう。学年で開催するのか？1クラスで開催するのか？仲の良いメンバーだけで開催するのか？会の内容によって準備期間は異なります。
会の内容や規模に合わせて適切な時期から計画を進めることが大切です。
株式会社Plus One（本社所在地：東京都港区、代表取締役：小田 克文）は、同窓会の幹事をしたことがある方を対象に、「同窓会の幹事経験」に関する調査を行いました。
アンケート調査によると、同窓会の準備期間として一番多かったのは2か月前からでした。ただし、半年前～1年も15%おり、早く準備している幹事も一定数いることが分かります。
準備を早く行っておくと会場が予約できないなどのトラブルを未然に防ぐこともできます。
同窓会を開催する際の注意点
開催時期や頻度が分かったところで、押さえておきたい3つの注意点を解説していきます。
- 早めに招待状を送る
- 料金を決めておく
- 会場は早めに押さえる
早めに招待状や案内状を送る
同窓会は同級生や昔の同僚や仲間と久々に会える会です。
そのため、出来るだけ多くの人に参加してもらいたいでしょう。
そのためには、参加者が日程を確保できるよう、早めに招待状や案内状を送ることが必要です。
特に社会人になると、仕事や家庭の都合を優先するため、急な誘いに参加できなくなってしまう可能性があります。
また、早い段階で参加意志を知ることができれば、参加人数が把握できて、その後の計画や調整もスムーズに進めることができます。あと、服装面では、ドレスコードの設定をして当日を迎えるのも参加者は楽しみが増えるかもしれませんので検討下さい。
こちらの記事では同窓会の招待状や案内状の例文や、作成時のポイントなどについて解説しています。
テンプレートもご紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
【幹事必見】同窓会の招待状や案内状の作成方法と7つの例文
料金を決めておく
準備にあたり、同窓会の幹事は、料金の設定は非常に重要です。
料金を明確に決めておくことで、会場選びや料理の内容、出し物など、具体的な計画を立てやすくなります。
また、参加者からの会費を設定する際も、料金内での適切な料金を決定することができ、赤字になるリスクを回避できます。
明確な料金設定は無駄な出費を抑えるだけでなく、質の高い同窓会を実現するためにも覚えておくべきです。
関連記事：同窓会の幹事がやること｜計画の立て方と当日の段取りも紹介【2024最新】
会場は早めに押さえる
会場選びは、同窓会の成功の鍵を握る要と言えるほど重要です。
人気のあるホテルやレストランや結婚式場は、予約が埋まりやすくなっています。
加えて、同窓会のような大人数を収容する会場を見つけることは、それだけで一苦労です。
そのため、計画的に行動することで、希望の日時に適切な場所を確保できる可能性が高まります。
また、早めに会場を予約することで、参加者へ案内状を早く出すことができ、スケジュール調整に余裕が生まれ参加する人数も増える事でしょう。
会場選びが早ければ早いほど、万が一のトラブルや変更にも柔軟に対応できる時間が増えます。
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同窓会の招待や案内は、LINEを使って送るのも効率的
同窓会の招待や案内はLINEを使って送るのも効率的です。グループを作成すれば、同級生に一括でLINEを送ることもできます。
ここでは、LINEのグループの作り方について解説します。
- LINEトップ画面の、左下の【トーク】をタップして、右上の「吹き出し」をクリック
- 【グループ】をタップ
- グループに招待したい友達を選択して、右上の「次」をタップ
- 名前が表示される所をタップして、グループ名を編集
- グループ名を入力したら、「作成」をクリック
それぞれ見ていきましょう。
1.LINEトップ画面の、左下の【トーク】をタップして、右上の「吹き出し」をクリック
2.【グループ】をタップ
3.グループに招待したい友達を選択して、右上の「次」をタップ
4.名前が表示される所をタップして、グループ名を編集
5.グループ名を入力したら、「作成」をクリック
以上でLINEグループを作成できます。
招待状を送る場合は、LINEを使って送ってみましょう。
LINEスケジュールを使って日程調整をしよう
LINEでグループを作ったら、そのまま日程調整をしましょう。ここからは、LINEを使った日程調整方法を紹介します。
- トークルームで「＋」から日程調整をクリックする
- 「イベント名」と「イベント内容」を入力後に、日程選択で希望日を複数選択する
- トークに日程が送られます
それぞれ見ていきましょう。
1. トークルームで「＋」から日程調整をクリックする
2. 「イベント名」と「イベント内容」を入力後に、日程選択で希望日を複数選択する
3. トークに日程が送られます
LINEスケジュールを使って日程調整してみましょう。
同窓会は余裕をもって準備しよう
今回は、同窓会の開催に関して、時期や頻度、注意点について紹介していきました。
同窓会は有志を募り、早めの計画と行動が肝心です。
併せて同窓会に関するブログもございますので、ぜひご覧ください。
関連記事：同窓会の挨拶で失敗しないためには？ケース別の【例文つき】も紹介
関連記事：【幹事必見】同窓会の案内状の作成方法と7つの例文
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サイト監修者
⼩⽥ 克⽂
株式会社Plus One代表取締役・MICE&パーティーアドバイザー
《略歴》
⼭⼝県生まれ。 福岡の中村学園⼤学を卒業後に保育士や一部上場会社のグループ会社営業を経験して、ブライダル最⼤⼿の株式会社 Plan・Do・Seeに8年勤務。 福岡のリゾートホテルに4年、東京本社に2年、京都の会場に2年、法人営業の勤務をしてホテル・旅行業界・MICEのノウハウを吸収。 ⼀般宴会（同窓会・忘年会・新年会・ 送別会・歓迎会・1.5次会・結婚式二次会）MICE 案件（会議・学会パーティー・展示会・周年パーティー・インセンティブパーティー）などのセールスや現場に携わり、同社で7年トップセールスとなる。 2015年8⽉に株式会社Plus Oneを設⽴し、宴会・MICEのコンサル・セミナーをしながら、日本中のおしゃれな会場を日本中・世界中の人に紹介するため2019年9⽉に検索サイト「Speedy」をローンチ。Speedyが様々な宴会ワードで1位に表示されるノウハウを元にSEO対策ビジネスも展開中。宴会やSEOに関するBlog記事も多数作成。
著者SNS：Instagram Facebook YouTube
2021年4⽉ 東京都パーティーアドバイザー就任
2022年4⽉ 観光庁パーティーアドバイザー就任
2023年観光庁が管轄する観光促進の専門家に登録されました。
出典：観光庁ホームページ
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※2024年8月30日プロフィール更新
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