結婚式の二次会で幹事を任されたら、「会場はどうしよう？」「会の進行は？」「盛り上がる余興は？」と悩んでしまうことでしょう。
結婚式二次会のパーティー担当を数多くしてきたパーティープランナーが、幹事を任された方に向けての、やることや流れを徹底解説します。
結婚式二次会の幹事のやることは以下の通りです。
- 新郎新婦と幹事で顔合わせを実施する
- 二次会の内容・料金（会費）を決める
- 幹事と新郎新婦の役割分担を決める
- 幹事同士での役割分担を決める
今回の記事では仕事の流れ、会場の決め方、事前準備と当日の進め方など、結婚式二次会での幹事の仕事について広く解説します。
参考にしていただければ、幹事の役割がよりスムーズになり、結婚式二次会を大成功へと導けるはずです。
結婚式の二次会における幹事の役割とは
結婚式の二次会での幹事の役割とは、準備から運営、片付けまでを取り仕切って実行することです。
新郎新婦は結婚式の準備で忙しく、当日には主役となります。
そのため二次会の準備や運営をすることは難しいものです。
幹事は忙しい新郎新婦の代わりに、二次会の取り仕切りを行います。
新郎新婦・幹事それぞれのやることチェックリスト
それでは新郎新婦と幹事は、それぞれどのようなことを行うのでしょうか？
チェックリストにて確認してみましょう。
【新郎新婦のやること】
- 幹事の選出とそれぞれの役割決め
- 二次会の会場選び
- 料金の算出
- ゲストの選出と招待および出欠の管理
- 料金の支払い
【幹事のやること】
- プログラムの作成
- 乾杯の音頭
- ゲストへの挨拶・スピーチ・余興の以来
- 必要なものや景品の手配と経費計算
- 会場との打ち合わせ
- 当日の受付・司会・進行
- 受け取った会費の管理と保管
上記のように見ると、結婚式二次会での幹事の役割は、新郎新婦のサポートであることがわかります。
新郎新婦が決めたことをスムーズに実行できるように、準備から当日の運営までをサポートするのが幹事です。
幹事を引き受けたらやること
もし幹事を引き受けた場合、どのように動けば良いのか具体的に解説していきます。
ステップ①新郎新婦と幹事で顔合わせを実施する
最初のステップは、新郎新婦との顔合わせと相談の実施です。
新郎新婦のサポートをするのですから、最初に顔合わせを行い話し合いをしましょう。
初対面の場合もあるため、今後、スムーズに連絡や相談ができるように打ち合わせを行ってください。
ステップ②二次会の内容・料金（会費）を決める
顔合わせが終わったら、打ち合わせとして二次会の内容や料金、会費などより細かなことを決めていきます。
結婚式二次会の幹事をするなら、二次会の詳細について知っておかなければなりません。
次のようなことを話し合ってください。
【内容】
- ゲストの人数と浸透新婦との関係性は？
- 二次会の雰囲気をどのようにするか？
- 会場の規模はどの程度にするか？
- 実施したい演出は？
幹事は新郎新婦と以上のようなことを話し合って、二次会のイメージを固めていきます。
イメージが共有されなければ、新郎新婦が望んでいない形になることもあるため、綿密に話し合っておきましょう。
弊社では結婚式二次会の幹事を経験された事のある1,012人の方々へ結婚式二次会に関する人数や参加費の調査を実施しましたので参考にして下さい。（PRTIMESでも配信されてます）
ステップ③幹事と新郎新婦の役割分担を決める
次のステップでは、幹事と新郎新婦の役割分担を決めます。
両者の役割については前述しました。
しかし新郎新婦自身でやりたいことが他にもあるかもしれません。
反対に幹事に引き受けてもらいたいと思っている役割があることもあるでしょう。
役割分担を明確にしておけば、今後の準備をスムーズに進められます。
最初の打ち合わせの段階で、幹事・新郎新婦と両者の役割を明確にしておくことが大切です。
ステップ④幹事同士での役割分担を決める
最後に、幹事同士での役割分担を決めます。
結婚式二次会の幹事はたいてい2～4人です。
幹事同士で役割を分担しておかなければ、誰が何をすれば良いのかわからなくなってしまいます。
代表幹事・司会者・音響・受付で分かれることが多く、最初にそれぞれの役割を決めておいてください。
結婚式の二次会会場の選び方
結婚式二次会の会場選びは重要な任務となります。
次の3つのステップを参考にしながら、成功する二次会づくりを目指しましょう。
ステップ①新郎新婦が希望する条件を整理する
会場を選ぶ際には、新郎新婦が希望する条件を整理することから始めてください。
どのような雰囲気・テーマの二次会を希望しているかにより、選ぶべき会場は変わります。
たとえばフランクな雰囲気の立食を望んでいるケースと、フォーマルな着席スタイルを望んでいる場合では選ぶ会場も違うでしょう。
また新郎新婦の衣装によっても変わるかもしれません。
ウェディングドレスかラフなドレスかにより、歩くために必要なスペースは変わるでしょう。
またドレスであれば、靴を脱がなければならない会場では新婦側が困るはずです。
まずは希望する二次会の条件を絞り込んでから、会場探しを始めましょう。
ステップ②候補の会場をピックアップして下見する
新郎新婦の希望に合いそうな会場が何軒か見つかったら、下見に行きます。
インターネット上で確認していたとしても、実際に訪れると「想像していたものとは違った」と感じることは少なくありません。
また実際に店舗に確認しておくべきこともあります。
【下見で確認したいこと】
- 貸し切り条件
- 設置されている設備
- メニューやドリンクの豊富さ
- 清潔感
- 感染症対策
結婚式二次会であれば、設置されている設備を入念にチェックしておきたいものです。
新郎新婦が希望している演出を実行できるかどうか、下見の段階で確認しておかなければなりません。
ステップ③会場を予約する
下見をして希望通りの会場であったら、早めに予約をしましょう。
人気のある会場であれば、すぐに予約が入ってしまうこともあります。
遅くとも開催の4か月前までには予約を済ませてください。
結婚式二次会の会場をお探しの方は、おすすめのパーティー会場が探せる検索サイト「Speedy」をご利用ください。
幹事の事前準備の進め方
会場決めは幹事の仕事の一部でしかありません。
続いては本格的に幹事として事前準備を進めていくためのステップについて解説します。
ステップ①ゲストへ招待状を送る
最初にやるべきことは、結婚式二次会に参加してもらうゲストへの招待状を送ることです。早めに送らないと、ゲストの予定が埋まってしまい、参加できない事態になる可能性があります。
一般的には、二次会の4ヶ月前には招待状を送るのが理想です。参加者のスケジュールを確保するために、余裕を持ったタイミングで招待状を準備しましょう。
ただし、招待状の送付は新郎新婦側で行う場合もあります。新郎新婦としっかり話し合い、どちらの役割で行うのかを事前に決めておくことが大切です。
幹事が担当する場合には、招待状を送ったゲストの一覧を作成し、返信が遅いゲストに対して個別に連絡して出欠を確認する対応も求められます。また、近年では、紙の招待状に加えてWEB招待状を利用するケースも増えています。
WEB招待状は、手軽に作成できるうえに、ゲスト側も簡単に返信できるため、時間と労力を大幅に節約できます。特に、返信が遅いゲストへのリマインドも、オンラインで簡単にできるため、幹事としてもストレスを軽減できるメリットがあります。
ステップ②進行内容を決定する
結婚式二次会の幹事にとって、最も重要な役割のひとつが、進行内容を決めることです。どのような演出や余興を行うか、映像の上映をどのタイミングで行うかなど、細かい部分まで計画する必要があります。
これをスムーズに進行させるためには、会場を貸し切る時間内にバランスよくイベントを配置することが大切です。
基本的には新郎新婦と相談しながら決めるものの、幹事が考えるサプライズ演出を加えることで、さらに感動的な瞬間を演出できるでしょう。サプライズを計画する際には、タイムスケジュールの流れに沿って、自然に組み込める内容にすることがポイントです。
結婚式二次会は、一般的に2時間程度の時間で構成されています。幹事は、この時間を有効に使うために、詳細なタイムスケジュールを作成しなければなりません。
歓談時間、新郎新婦の挨拶、ゲームや余興の時間などを分刻みで調整し、全体の流れをスムーズに進めることが求められます。
特にゲームや余興がある場合、予想以上に時間がかかることもあります。そのため、スケジュールに余白を持たせることが大切です。多くのゲストが参加する場合や、予想外のアクシデントが発生した際にも柔軟に対応できるよう、時間に余裕を持たせておくことをお勧めします。
スムーズな進行のためには、計画段階での綿密な準備が鍵となります。
関連記事：結婚式二次会の司会進行が知っておきたい基礎知識と実際の台本例
ステップ③景品や備品、BGMを準備する
進行内容が決まったら、それに合わせて必要な景品や備品、BGMを準備しましょう。
余興やゲームの際には景品が必要になることも多く、また演出を盛り上げるためのBGMや、進行に欠かせない備品も早めに揃えておくことが重要です。
購入リストを作成し、買い出しに行く際には必ず領収書やレシートを忘れずに受け取り、予算管理を徹底しましょう。
進行内容と同時期に、必要なアイテムを早めに準備することが成功の鍵です。結婚式二次会の直前に備品を用意すると、保管場所に困ったり、当日の進行をスムーズにシミュレーションできなかったりすることがあるため、進行内容が決まり次第、すぐに動くことが大切です。
特に、ゲームの景品選びは悩むポイントかもしれませんが、インターネットの景品専門サイトを活用するのがおすすめです。これらのサイトでは、ゲストが喜ぶような人気の景品が豊富に揃っており、幹事が悩む時間を節約できます。
また、豪華なものから手軽なアイテムまで幅広く取り揃えているため、予算に合わせて柔軟に景品を選ぶことが可能です。
スムーズな準備を心がけ、余興やゲームが盛り上がるような素敵な景品と、会場の雰囲気を引き立てるBGMを整えましょう。
ステップ④進行表・司会台本・名簿を作成する
次に行うべきは、結婚式二次会の進行表、司会台本、ゲストの名簿を作成することです。これらの書類は、当日のスムーズな進行を支える重要な資料です。
二次会を滞りなく進行させるためには、誰が見ても分かりやすく、タイムスケジュールがしっかりと記載されている進行表を準備することが重要です。詳細にスケジュールを記載することで、当日のトラブルを未然に防ぐことができます。
進行表や司会台本には、当日のタイムスケジュールを明確に記載しましょう。幹事が時間通りに進行を進められるよう、各イベントや余興の時間配分も細かく調整しておくと安心です。
また、司会台本には、司会者が話す内容やタイミングを詳細に書いておくことで、スムーズな進行が可能になります。
さらに、ゲストの名簿作成も忘れずに行いましょう。名簿は、受付をスムーズに進めるために、新郎側と新婦側に分けて「あいうえお順」に整理しておくと良いでしょう。
受付スタッフが素早く確認できるように、フォーマットも分かりやすくすることがポイントです。ゲスト名簿は受付時だけでなく、ゲストの出席確認やトラブル対応にも役立つため、正確で使いやすい形で作成しておくことが重要です。
このように、進行表や台本、名簿をしっかりと準備しておけば、当日の二次会を円滑に進めることができ、トラブルを回避できます。
ステップ⑤会場に最終確定内容を伝える
準備が整ったら、会場に最終確定内容を伝えることも忘れないようにしてください。
準備が整ったら、結婚式二次会の会場に最終確定内容を伝えることも忘れずに行いましょう。目安としては、開催の1週間前に最終確認を伝えることで、問題なく進行できるはずです。
しかし、注意すべき点として、一度最終確定を伝えた後は、内容の変更ができないケースがほとんどです。特に参加者の人数やプランの詳細については、正確な情報を伝える必要があります。
進行内容や備品の準備がすべて完了したら、2～3週間前に会場へ連絡し、最終確認を行うのが理想です。もし準備が早めに終わった場合は、1ヶ月前に連絡しても問題ありませんが、最終確認をした後の変更が難しいため、慎重な対応が求められます。
そのため、幹事は事前に新郎新婦と念入りに打ち合わせをして、会場への確認内容を共有しておくと安心です。
最終確認の際には、会場側としっかり連携を取り、当日のトラブルを未然に防ぐために正確な情報を伝えることが大切です
ステップ⑥不備がないか最終確認をする
会場に最終確定内容を伝えたら、改めて不備がないか最終確認をします。
二次会の内容だけでなく、準備するべきもの、購入するべきものは他にないか入念にチェックしましょう。
当日になって慌てることがないように、最終確認を万全に行っておくことも大切です。
幹事が二次会当日にやること
事前準備が終わったら、いよいよ結婚式二次会当日です。
当日に幹事はどのようなことをしなければならないのか、流れに沿って見ていきましょう。
ステップ①結婚式場から二次会会場に送る荷物を預かる
当日に最初にするべき仕事は、結婚式場から二次会会場まで送る荷物を預かることです。
ウェルカムグッズや上映用DVD、高砂装花などを預かることが多いでしょう。
荷物を預かる際には、荷物の内容を確認しておくと運び忘れがありません。
ステップ②二次会場をセッティングする
二次会の会場に到着したら、セッティングを始めます。
ゲストや新郎新婦が到着するまでにセッティングを終えなければなりません。
そのため受付が始まる30分前には到着しておきたいものです。
セッティングでは会場の装飾や受付の準備、音響・映像の確認などが主な役割となります。
準備が終わったら、会場のスタッフと最後の打ち合わせと確認を行うことも忘れないでください。
ステップ③新郎新婦をアテンドする
受付が始まったら、新郎新婦をアテンドすることも幹事の役割です。
新郎新婦と連絡を取りながら、何時に到着するのか確認してその後の対応を決めましょう。
結婚式二次会では新郎新婦が遅れてしまうことも考えられます。
遅れた場合は料理の提供時間や演出について、都度連絡を取り合いながら柔軟に決めていくことが大切です。
ステップ④事前準備の通りに二次会を進行する
結婚式二次会が始まったら、事前準備のとおりに進行を進めていきます。
一般的に結婚式二次会は2時間のパーティーで進むことが大半です。幹事は進行・スケジュールを念入りに構成して進行をしていきましょう。
ステップ⑤二次会終了後に会場を片付ける
無事に二次会が終わったら、すぐに会場を片付けましょう。
なぜなら会場の貸し切り時間は決まっており、時間内に会場をきれいにしなければならないためです。
新郎新婦はゲストを見送る役割があるので、お見送りの間に手際よく片付けを進めなければなりません。
二次会の幹事の仕事をスムーズに進めるためのコツ
結婚式二次会における幹事の仕事をスムーズに進めるためには、次のようなコツを押さえておきましょう。
【幹事のコツ】
- 歓談中に流れを再確認すること
- 歓談は余興の後や合間にすること
- 幹事代行サービスを検討すること
結婚式二次会当日には、歓談中に流れを再確認すると失敗が少なくなります。
歓談中は幹事にとって比較的ゆったりできる時間であり、再度流れを確認しておけば次に何をするべきかわかります。
しかし歓談の時間は余興の後にも設けたいものです。
なぜなら余興で想像以上に時間をとってしまった場合、歓談の時間を短くすることで退場時間を調整できるためです。
基本的に余興の合間と、最後の余興の後に挿入することをおすすめします。
また幹事代行サービスを利用するのもひとつの方法です。
3つのコツを把握した上で、無理なくスムーズに進められるよう段取りをしましょう。
結婚式の二次会で幹事が気を付けるポイントを紹介
結婚式の二次会を成功させるためには、幹事が事前にしっかりと準備をし、当日も円滑に進行をサポートすることが重要です。
ここでは、幹事として二次会を任された際に気をつけるべきポイントを紹介します。幹事全員での準備や進行役の分担、お金に関する注意点など、幹事がスムーズに対応できるためのコツを押さえておきましょう。
必要な準備は幹事全員で行う
二次会当日の会場設営は、幹事全員で協力して行うことが重要です。一般的に、幹事はゲストや新郎新婦よりも早めに会場に入り、装飾の準備や音響設備の確認、受付の設置などを行います。
限られた時間内でスムーズに準備を終わらせるために、代表幹事を中心に全員で役割を分担し、協力して設営を進めましょう。全員で協力することで、万全な準備を整えることができます。
司会は複数名で担当してもOK
二次会の司会進行は、必ずしも一人で担当する必要はありません。長時間にわたる進行を一人でこなすのは負担が大きいため、複数名で分担することをおすすめします。
幹事全員で協力して役割分担を行い、それぞれが一部の進行を担当することで、負担を軽減しつつスムーズな進行を実現できます。準備段階から全員で協力し、司会進行もチームワークで行いましょう。
会費が足りない可能性も考慮する
結婚式二次会では、当日にゲストが急にキャンセルするなど、予想外のアクシデントが発生することもあります。
予定通りに会費を集めても、いざ計算するとお金が不足してしまうケースもあるため、事前に余裕を持って予算を組むことが大切です。
こうしたトラブルが起きた場合は、幹事だけで対応せず、新郎新婦に事前に相談し、適切な対策を話し合いましょう。場合によっては、少し多めに予算を確保しておくのもおすすめです。
結婚式二次会の幹事役では事前準備が大切
この記事を読んでいただくことで、結婚式二次会での幹事の役割や仕事の流れがご理解いただけたと思います。
幹事役をスムーズに進めて二次会を成功させるには、事前準備が大切です。
二次会の雰囲気やテーマ、事前に準備するもの、当日に行うべき仕事を入念に確認することで失敗が少なくなるでしょう。
そしてもし会場探しで悩んでいらっしゃるなら、結婚式二次会の会場を探せる「Speedy」をご利用ください。
また、結婚式二次会のコラムもございますので、ご覧ください。
関連記事：おすすめの結婚式の二次会ゲーム10選！盛り上がること間違いなし
関連記事：押さえておきたい結婚式二次会の服装マナー！
関連記事：結婚式二次会の司会進行が知っておくべき知識と台本例
結婚式二次会の会場をお探しの方は、おすすめのパーティー会場が探せる検索サイト「Speedy」をご利用ください。
二次会ではなく結婚式場を選ぶ口コミサイトもございます。
サイト監修者
⼩⽥ 克⽂
株式会社Plus One代表取締役・MICE&パーティーアドバイザー
《略歴》
⼭⼝県生まれ。 福岡の中村学園⼤学を卒業後に保育士や一部上場会社のグループ会社営業を経験して、ブライダル最⼤⼿の株式会社 Plan・Do・Seeに8年勤務。 福岡のリゾートホテルに4年、東京本社に2年、京都の会場に2年、法人営業の勤務をしてホテル・旅行業界・MICEのノウハウを吸収。 ⼀般宴会（同窓会・忘年会・新年会・ 送別会・歓迎会・1.5次会・結婚式二次会）MICE 案件（会議・学会パーティー・展示会・周年パーティー・インセンティブパーティー）などのセールスや現場に携わり、同社で7年トップセールスとなる。 2015年8⽉に株式会社Plus Oneを設⽴し、宴会・MICEのコンサル・セミナーをしながら、日本中のおしゃれな会場を日本中・世界中の人に紹介するため2019年9⽉に検索サイト「Speedy」をローンチ。Speedyが様々な宴会ワードで1位に表示されるノウハウを元にSEO対策ビジネスも展開中。宴会やSEOに関するBlog記事も多数作成。
著者SNS：Instagram Facebook YouTube
2021年4⽉ 東京都パーティーアドバイザー就任
2022年4⽉ 観光庁パーティーアドバイザー就任
2023年観光庁が管轄する観光促進の専門家に登録されました。
出典：観光庁ホームページ
詳しいプロフィールはこちら＞
※2024年8月30日プロフィール更新
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