同窓会のお誘いが届くと、懐かしい友人たちに会いたい気持ちが募る一方で、都合がつかず参加できないこともありますよね。
しかし、欠席する場合でも、相手への配慮を忘れずに丁寧にお断りすることが大切です。
本記事では、同窓会を欠席する際の上手な断り方を例文付きでご紹介します。
また、相手の気持ちを尊重した返し方や欠席時のマナーについても解説します。
上手なお断りの方法を身につけて、円滑な人間関係を築いていきましょう。
同窓会の誘いに欠席の返事をする際の注意点
次に、同窓会の招待に対する返答で押さえておきたいポイントについてお話しします。
これを意識しておけば、たとえ欠席する場合でも、気まずい思いをしにくくなるでしょう。
1）感謝を伝える
まずは、誘ってくれたことに対して感謝の気持ちを伝えることが大切です。 また、出欠の確認やお店の手配など、幹事の仕事は手間がかかるものです。連絡をくれた相手への労いの言葉も一緒に伝えると良いでしょう。
2）はっきり伝える
理由を詳しく説明しすぎると、同窓会に行きたくないという言い訳のように受け取られることがあります。 なるべく簡潔に要点だけを伝えるようにしましょう。
3）理由を明確にする
相手に余計な期待を持たせないよう、「行けるかもしれない」といったあいまいな返事は控え、参加できない旨をはっきりと伝えましょう。
4）すぐに返信する
案内を受け取ったら、できるだけ早めに返信しましょう。 お店の予約や準備の都合もあるため、迅速に対応することが大切です。 返答しづらいからといって、返事を後回しにするのは避けましょう。
5）アフターフォローをする
欠席の返事をする際は、感謝の気持ちや気遣いを忘れず、次回への意欲を伝えることが大切です。
例えば、「お誘いいただきありがとうございます。今回は都合がつかず欠席しますが、またの機会にはぜひ参加したいです」と丁寧に返事をしましょう。
また、「当日の写真やお話を楽しみにしています。幹事の方も準備頑張ってください」といった一言を添えると、相手に好印象を与えられます。
参加が難しい場合でも、SNSで近況を共有したり、相手の投稿にリアクションをするなど、オンラインでつながりを保つ工夫をすることで、同級生との絆を維持できます。
さらに、遠方に住んでいる場合は、近隣の同級生と少人数で会う機会を設けることもおすすめです。
このような個別の交流は、より深い信頼関係を築くきっかけになるでしょう。
同窓会を欠席する際の上手い例文5選！
状況に合わせたスマートな断り方を、具体的な例文を使ってご紹介します。
フォーマルな案内状へのお返事と、LINEなどでのカジュアルな誘いへのお返事の、2つのパターンを詳しく見てみましょう。
1）仕事の都合
仕事上の重要な予定や案件がある旨を丁寧に説明することで、相手に納得してもらいやすくなります。
仕事は責任が伴うため、その重要性を具体的に伝えると、理解を得やすいでしょう。
例えば、「申し訳ありませんが、当日は非常に重要な会議が入っており、どうしても出席が難しい状況です」といったように、「仕事で」と簡潔に済ませるのではなく、少し詳細を加えることで、誠実さが伝わるカジュアルな例文とファーマルな例文を紹介します。
●カジュアルな例文
「お誘いありがとう。残念ながら仕事の都合で参加できないんだよね。でも次の機会には是非参加したいので、また誘って下さい。」
●フォーマルな例文
「お世話になっております。 お誘いありがとうございます。 誠に残念ですが仕事の関係で参加できなくなりました。 また次回、機会があればぜひ参加させていただきたいと思いますので その際はよろしくお願いいたします。」
2）予定のバッティング
他の大切な予定と重なってしまったことを伝え、申し訳ない気持ちを表す方法です。
例えば、「以前から計画していた旅行が同じ日程になってしまい、参加できず残念です」と説明すると良いでしょう。
ただし、簡単に調整できそうな予定を理由に挙げると、「旧友との集まりよりも優先するのか」と思われる可能性があります。
そのため、旅行や親しい人の結婚式など変更が難しい理由を伝えるか、「所用があり」「どうしても外せない予定があって」と、あえて詳細を控えるのも適切です。 カジュアルな例文とフォーマルな例文を紹介します。
●カジュアルな例文
「こんにちは！お誘いありがとう😊 実はその日、以前から予定が入っていて参加できないんだ。 せっかくのお誘いなのに申し訳ないけど、また次回の機会にぜひ誘ってね！楽しんでね✨」
●フォーマルな例文
「お世話になっております。 お誘いありがとうございます。 非常に残念ですが、既に別の予定が入っており、今回は参加を見送らせていただきます。 また別の機会にお会いできることを楽しみにしております。 よろしくお願い申し上げます。」
3）体調不良
健康上の理由を挙げて、参加が難しい状況を説明するのも一つの方法です。
例えば、「最近体調を崩しており、長時間の外出が難しい状況です」と伝えれば、相手も気遣い、無理に誘おうとはしないでしょう。
具体的な病名や詳細を伝える必要はありません。
丁寧な言い回しで誠意を示すと良い印象を与えられるような、カジュアルな例文とフォーマルな例文を紹介します。
●カジュアルな例文
「お疲れ様！ 今日は体調がちょっと悪くて、予定をキャンセルしないといけなくなっちゃった。 ごめんね！また元気になったら会おうね😊」
●フォーマルな例文
「お世話になっております。 実は、体調が優れず、今回のイベントには参加できないこととなりました。 ご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。 またの機会にお会いできることを楽しみにしております。」
4）家庭の事情
育児や介護など、家庭の事情を簡潔に説明し、理解をお願いする方法もあります。
例えば、「子どもの学校行事と重なってしまい、今回は参加できません」「家族の看病が必要で、今回は参加を見送らせていただきます」など、相手が納得しやすい理由を伝えると良いでしょう。
カジュアルな例文とフォーマルな例文を紹介します
●カジュアルな例文
「こんにちは！お誘いありがとう😊 実はその日は家族の用事があって参加できなくなっちゃいました💦 また次回の機会にはぜひ誘ってね！楽しんでね✨」
●フォーマルな例文
お世話になっております ご連絡いただきありがとうございます。 申し訳ございませんが、その日は家庭の事情で参加できない状況です。 また次回機会があればぜひ参加させていただきたいと思いますので、どうぞよろしくお願いいたします。
5）金銭的な事情
経済的な事情を控えめに説明し、参加が難しいことを伝える方法もあります。 直接的な表現は避け、「現在、家計の見直しを行っている状況で…」といった 柔らかい言い回しを使うのが適切であり、カジュアルな例文とフォーマルな例文を紹介します。
●カジュアルな例文
「お疲れ様！お誘いありがとう！ 今月はちょっと予算が厳しくて、今回は参加できないんだ🥹 また次回の機会にはぜひ参加したいと思ってるので、その時はよろしくね〜！」
●フォーマルな例文
「お世話になっております。 お誘いありがとうございます。 大変申し訳ないのですが、現在、金銭的な事情により、今回は参加が難しくなりました。 ご迷惑をおかけしますが、また次回の機会にはぜひ参加させていただければと思います。 何卒よろしくお願いいたします。」
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いかがでしたでしょうか？
同窓会を欠席する際は、感謝と配慮を込めた誠実な対応が大切です。
お誘いへの感謝を述べつつ、理由を簡潔に伝え、「次回はぜひ参加したい」といった意欲や相手への気遣いの言葉を添えると好印象を残せます。 また、SNSを活用して近況を共有したり、投稿にリアクションをすることで、直接会えなくてもつながりを保つことが可能です。
さらに、遠方に住んでいる場合は、近隣の同級生と個別に会う機会を提案するのも良いでしょう。
工夫次第で絆を深められ、欠席後も良い印象を保つことができます。
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詳しいプロフィールはこちら＞
2021年4⽉ 東京都パーティーアドバイザー就任
2022年4⽉ 観光庁パーティーアドバイザー就任
2023年観光庁が管轄する観光促進の専門家に登録されました。
出典：観光庁ホームページ
※2024年8月30日プロフィール更新
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